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请示、报告与函文种混用现象分析

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在日常公文处理中,经常会出现公文混用的现象,特别是请示、报告与函的混用较为普遍。文种混用损害了请示、报告与函的规范性和严肃性,给应用文写作和使用造成混乱,因此必须要引起重视,并纠正这些应用文文种混用的现象。

一、文种混用现象

1.请示与报告混用

请示与报告都是上行文,请示适用于向上级机关请求指示、批准;报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。但在日常工作中,这两种公文混用的现象时有发生。或在报告中夹带着请示事项,或在请示的同时进行冗长的一文多事的报告,甚至有的还出现文件标题为“关于×××的请示报告”,给公文处理带来一定混乱。

2.函错用为请示、报告

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函作为公文中的一种平行文,用途很广泛,但是也有单位经常在该用函的时候错用了请示、报告。这里辨别方法其实很简单,主要看行文单位与主送单位是否存在隶属关系。值得注意的是“不相隶属的有关主管部门”和“上级机关”是两种不同的概念,其“有关”是与“请求批准函”的具体内容有关,对发函单位而言,这样的“主管部门”仅仅是与自己没有直接的隶属关系的某种职能机构或业务机构。

二、文种混用原因

文种的混用不仅破坏了法定公文的严肃性,让本该具有法定效力的公文失去了其对公众应有权威性和约束力,给我们的学习和使用造成不良影响。了解文种混用的原因才有助于我们从根源上肃清这种混乱现象。

1.无意为之。无意为之是指行文者由于知识缺乏,对文种认识不清,无意识地将文种用错。这种多见于下级单位向上级单位行文时,请示与报告混用。

2.有意为之。这里的有意为之是相对无意为之而言的,指明知这种用法不对,却要故意为之,带有目的性。这种情形多是一些单位出于抬高自己的目的,要求其他单位在该使用函的情况下使用请示、报告;或是一些单位为了迅速达到想要的效果,主动抬高对方,用请示、报告代替函的使用。这种多见于企事业单位向行政单位行文时,将函错用为请示、报告。

三、三类公文写作上的异同

首先,标题写法。请示、报告与函的标题写法相同,都有两种形式。第一种由“发文机关+事由+文种”3部分构成,如《××市人民政府关于解决水利建设资金的请示》、《××分公司关于2014年上半年党群工作的报告》。第二种由“事由+文种”两部分构成,如《关于××公司资质证书更名的报告》、《关于出席××开工仪式的邀请函》。

其次,正文方面。请示的正文一般包含请示的缘由、事项和要求,缘由要写得充分,具有说服力,事项和要求要写得明确、具体。请示要求一文一事,不可将多项内容放在同一个请示里。报告正文要写明制发报告的缘由及报告的具体内容,要选取具体的典型事例进行概括地说明,深入地分析,以便于上级机关参考和决策。函一般要说明发函缘由和致函事项。正文写作要注意针对性和明确性,如果内容较多,可以分条列出,但必须一函一事。如果是复函,要先引用对方来函的标题、发文字号,然后再交代缘由。

最后,结尾和落款方面。请示一般用“妥否,请批示”、“以上请示当否,请予批复”来结尾;报告常以“特此报告”、“专此报告,请审核”作结;函结尾部分一般情况下用“特此函告”、“特此函复”、“为盼”等惯用结语结束。落款上,请示、报告与函相同,均在正文右下方署上发文机关的名称和日期。

公文作为日常工作中处理事务、交流信息的重要载体,广泛用于上传下达、发布信息、沟通商洽、交际礼仪,扮演着重要的角色。要解决公文混用现象,不仅需要国家相关法规条例的规范,需要公文流转审核人员的严格把关,更需要我们每个文秘工作者端正态度、提高认识、认真负责,同时掌握必备的公文用法常识和写作知识,从源头上解决公文混用问题。

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