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关于干部人事档案管理的思考

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干部人事档案是对干部个人履历、思想品德、工作表现、工作业绩、教育培训、奖励与处分等情况的记载和反映,是全面了解评价干部和选拔干部的重要依据,直接影响干部人事工作的质量水平和效率。在当前改革不断深化的背景下,干部人事档案工作也需要与时俱进,才能跟上形势任务的需要。

一、当前干部人事档案管理存在的问题

首先,不够重视干部人事档案工作。一方面,“说起来重要,排起来次要,用起来需要,忙起来不要”。很多领导对干部人事档案工作不够重视,认为干部人事档案只是简单地收集人事材料,对单位的生产经营等工作基本没有帮助。另一方面,档案管理人员对干部人事档案工作也不够重视。一直以来,干部人事档案管理工作是一项内部性、保密性很强的、默默无闻的工作。很多干部人事档案管理人员认为这一工作,做再多、再认真也没有人知道,不会出彩,因此在工作中缺乏应有的责任感和良好的职业道德。因此,很多单位没有设专职干部人事档案管理人员,或者档案管理人员身兼数职。

其次,档案管理制度不完善。干部人事档案的收集、鉴别、整理、归档、保管、利用、转递等规章制度不完善,有的单位虽然有规章制度,但仅仅是流于形式。这样就会给个别别有用心的人钻空子,出现私自涂改档案材料,伪造假冒档案材料,甚至销毁部分档案材料的现象。同时,目前很多干部人事档案材料不完善,补充起来相对困难,无法完全体现干部人事档案的价值。

第三,干部人事档案管理人员水平有待提高。目前,各单位虽然配备了干部人事档案管理人员,但整体队伍而言专业知识匮乏,理论知识和水平较低,还不能与新时期干部人事档案管理工作的需要相适应。

第四,员工群众档案管理意识淡薄。很多人认为干部人事档案和自己没有关系,对其漠不关心,不积极主动配合干部人事档案管理人员收集、补充档案材料,因此使得很多重要的档案材料不能及时归档,甚至不知不觉丢失。

二、做好干部人事档案工作的对策

第一,加强管理,增强意识,提高认识。各单位领导要提高对干部人事档案工作重要性的认识,牢固树立档案意识。在选择配备干部人事档案管理人员时,要挑选思想端正、事业心强、责任心重,并熟练掌握干部人事档案管理知识的人员来担任。

第二,规范日常业务流程,努力健全完善档案管理制度。在日常的干部人事档案管理中,一定要严格按照工作流程办理,完善各类台账,发现问题及时纠正,防止新的“无头档案”的产生。一定要做到不等不靠随时随地将已形成的档案材料收集归档,以充实档案的内容,提高干部人事档案的利用价值。更重的是,要建立健全干部人事档案工作的各项规章制度,明确各部门乃至各个岗位的责任,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标。努力做到凡是涉及到干部人事档案管理的每一项工作都制度化,保证干部人事档案管理工作能够井然有序的开展。

第三,加强业务理论知识学习,提高干部人事档案管理人员的素质。可以通过举办各类各层次的培训班,更新干部人事档案管理人员的观念、知识,提高他们的业务水平。也可以组织干部人事档案管理人员到干部人事档案工作开展得较好的单位去实地参观学习,拓宽他们的视野,增强他们的实际工作能力。同时,鼓励干部人事档案管理人员不断学习,关注这一工作领域的现状及发展动态,加强政治理论学习等,从整体上提高干部人事档案管理队伍的综合素质。

第四,大力开展宣传教育,提高广大员工的档案意识。根据干部人事档案的特殊性,加大宣传力度,让人们了解干部人事档案的形成过程,什么材料必须归档,查档案应通过哪个部门,手续怎么办,什么材料可以查,什么材料不能查等等。通过宣传,提高广大人民群众的档案意识,使人们养成自觉维护档案、重视档案的行为习惯。最大限度的拓宽干部人事档案材料的收集,鉴定渠道,形成最全面、最完善、最真实,最立体的干部人事档案,最大力度的保障干部人事工作的有效开展。

 第五,加大投入,进一步夯实档案工作基础。各单位在档案工作上要有必要的投入,做到经费年初有预算安排,特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算;各单位要按标准按要求建设好规范化的综合档案室,购置必备的档案柜,搞好通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等配套保护措施,有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备。

第六,加强规章制度建设,提高档案管理的现代化水平。建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度,保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化,真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度,及时收集、补充、更新和完善人事档案材料,对收集档案材料,从手续是否完备,表述是否准确、精练,观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别,使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观真正地反映事实。顺应时代的发展,增加资金投入,严格执行现代化管理标准,注重信息的准确性、唯一性,做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。

第七,加强档案管理的信息化建设。随着信息时代和电子政务的发展,利用计算机和网络管理人事档案是发展大势,也可以大大提高档案工作的全面性、真实性和时效性,提高人事档案的利用率和使用价值。因此,要在以下几个方面努力,一是建立干部人事档案电子信息系统,充分利用信息技术,建立和完善干部动态档案数据库。二是将不属于个人隐私内容的人事档案上网,采用网络化、开放式管理方式,转变档案的交流模式,提高决策工作的水平。三是坚持把服务作为人事档案工作的宗旨和目的,不断提升干部人事档案的服务效能。在严格执行保密制度的前提下,尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料,努力为干部工作提供优质服务,树立档案管理部门的良好形象。

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